La semaine dernière nous vous avons présenté les grands principes de la méthode agile. Cette méthodologie permet de développer des produits ou des services dont la conception est très difficile à prévoir ou à anticiper. Gérer un projet selon la méthodologie agile c’est adopter les 4 valeurs du Manifeste Agile en favorisant : les individus et leurs interactions, les produits ou les services opérationnels, la collaboration avec le client, l’adaptation au changement. Cette semaine nous allons aborder son fonctionnement plus en détails en nous attardant sur le premier stade du process agile : la constitution de l’équipe. Nous allons aborder également les principes de l’intelligence collective grâce au modèle en 4 étapes de Bruce Tuckman : Forming, Storming, Norming et Performing.
Ce premier chapitre va vous donner tous les moyens d’établir des normes de fonctionnement claires et précises afin de favoriser le travail en équipe.
#1 Forming/formation : 1ère étape de Tuckman
La première étape du modèle de constitution d’équipe de Bruce Tuckman (Forming/Formation) est une période calme en apparence, mais elle s’avère souvent décisive. Il faut donc être particulièrement vigilant.
Les membres de l’équipe se rencontrent, apprennent à se connaître, se testent entre eux, se positionnent les uns par rapport aux autres et découvrent la légitimité de chacun. Comment vont-ils travailler ensemble ? Comment seront évaluées leurs capacités et leurs compétences ?
Quelques conseils pratiques :
– Faciliter la rencontre des membres : en présentant les objectifs et les rôles, en valorisant les relations et les propositions, et en formant l’équipe aux méthodes agiles.
– Utiliser la pratique agile du niko-niko (“niko” signifie “sourire” en japonais). Ce principe élaboré par Tom Gilb permet d’afficher chaque jour l’état d’esprit des membres de l’équipe dans l’environnement de travail.
– Appliquer le principe de Gilb afin de rendre visibles différents indicateurs de motivation et de performance.
#2 Storming/Lancement
La deuxième étape du modèle de constitution d’équipe de Bruce Tuckman (Storming/Lancement) est une phase compliquée durant laquelle l’équipe peut faire face à de nombreux conflits. Il ne faut surtout pas essayer de reprendre la main de façon autoritaire, mais plutôt accompagner la transformation avec subtilité.
La confrontation des opinions et les divergences de points de vue peuvent faire apparaître de nombreuses tensions. Chaque membre cherche à se faire entendre, souvent au détriment des autres, pour imposer sa vision personnelle du projet. Si cette étape délicate est mal négociée, elle aboutira vite à l’éclatement de votre équipe ou à un changement de leadership.
Quelques conseils pratiques :
– Limiter les conflits entre les membres de l’équipe : en installant un climat de confiance, en privilégiant le dialogue et en explicitant les problèmes à résoudre.
– Utiliser la pratique agile des boîtes de temps afin de découper votre gestion de projet en périodes de travail égales et répétitives (méthode itérative).
– Entraîner l’équipe agile à la pratique des boîtes de temps avec la technique Pomodoro (itérations de 25 minutes).
#3 Norming/ régularisation
La troisième étape du modèle de constitution d’équipe de Tuckman est capitale pour pérenniser le travail en équipe. Norming/Régularisation est une phase où l’on peut-être tenté de prendre des décisions à la place de l’équipe… Pourtant la structuration de l’équipe doit rester l’objectif prioritaire. Pour y parvenir, la mise en place de règles acceptées par tous, la recherche de consensus et la création d’un langage commun sont des atouts essentiels. C’est bien l’ensemble des principes et des symboles que l’on réussit à réunir qui offrira un cadre de travail harmonieux pour l’équipe.
Quelques conseils pratiques :
– Motiver l’engagement des membres de l’équipe agile : en encourageant leur discipline, leur rigueur et leur autonomie.
– Utiliser la pratique agile du ROTI (Return On Time Invested) afin de mesurer la pertinence de vos réunions avec un rapide vote à main levée. Concrètement, tous les participants doivent donner une note sur la façon dont la réunion s’est passée afin de qualifier le retour sur le temps investi. Chaque membre de l’équipe lève donc simultanément la main en notant avec ses doigts selon l’échelle suivante :
. 1 doigt → inutile, je n’ai rien gagné ou rien appris (perte de temps).
. 2 doigts → utile, mais ça ne valait pas tout le temps passé (pertes de temps).
. 3 doigts → moyenne, je n’ai pas perdu mon temps (sans plus).
. 4 doigts → bonne, j’ai gagné plus que le temps que celui passé en réunion (positif).
. 5 doigts → excellente, ça valait bien plus que le temps qu’on y a passé (bénéfices).
La règle veut qu’on interroge seulement les participants qui ont noté 1 et 2 doigts.
– Faire preuve de transparence et d’humilité pour garantir à l’équipe une gestion de projet efficace.
#4 Performing/exécution
La quatrième étape du modèle de constitution d’équipe de Bruce Tuckman (Performing/Exécution) est une phase dans laquelle on prend du recul et on analyse en continu le travail de l’équipe afin de partager ses observations.
Si les pratiques agiles des trois étapes précédentes sont bien appliquées, cette dernière étape doit correspondre à celle d’un travail effectif de votre équipe. Les bases de fonctionnement qui ont été mises en place sont pérennes et l’équipe coopère pour atteindre les objectifs du projet.
Quelques conseils pratiques :
– Partager des objectifs communs avec tous les membres de l’équipe agile et jouez le rôle de passerelle ou d’intermédiaire avec chaque partie prenante du projet.
– Utiliser un logiciel collaboratif dédié à la gestion de projet agile afin de répondre le plus vite possible aux attentes de l’équipe ou du client. Exemple : Asana, Jira, Sciforma, Trello, Wrike
– Mettre en place un management visuel dans un environnement de travail convivial, sans avoir à désigner un chef de projet.
La semaine prochaine, nous verrons comment prendre en compte le besoin des utilisateurs dans sa gestion de projet. En attendant si vous avez besoin de réviser les fondements de la méthode Agile, je vous invite à lire ou relire notre article de la semaine dernière.
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